Google Workspace nos permite agilizar nuestros procesos, ya que no solo aborda los desafíos técnicos a través de las fronteras, sino que también permite un cambio cultural hacia una forma de trabajo más colaborativa.

Queríamos transformar formas de trabajo que ya no son eficientes. Por ejemplo, ¿por qué crear muchas versiones del mismo documento cuando puedes colaborar en tiempo real en Google Docs?

Con Google Workspace en su lugar, los empleados de Kärcher tienen las soluciones técnicas consistentes que necesitan para trabajar con autonomía y continuar construyendo la rica trayectoria de Kärcher de proporcionar soluciones innovadoras para los clientes.

AFRONTAR LOS RETOS TÉCNICOS EN LA COLABORACIÓN INTERNACIONAL

Aplicar procesos y sistemas totalmente nuevos en una organización global no tiene por qué ser un dolor de cabeza, como demuestra el fabricante alemán Kärcher. Fundada en 1935 por el inventor de la hidrolimpiadora superior europea Alfred Kärcher, la empresa es desde hace tiempo sinónimo de innovación y productos de limpieza de alta calidad en todo el continente. De hecho, el nombre de la empresa se sigue utilizando hoy en día como abreviatura de las limpiadoras a presión en muchos países.

Aunque es una de las empresas medianas tradicionales («Mittelstand») más conocidas de Alemania, Kärcher siempre se ha centrado en el desarrollo y la oferta de nuevas soluciones tecnológicas en su sector, desde la mesa de trabajo de su fundador en 1935 hasta una red mundial de fábricas y laboratorios en la actualidad. A lo largo de todo este tiempo, la misión de la empresa ha permanecido inalterada: crear soluciones de limpieza innovadoras que faciliten la vida de sus clientes.

Para cumplir con esta misión para más clientes en todo el mundo, Kärcher ha crecido deprisa en los últimos años y ha añadido miles de nuevos empleados a sus filas. Hoy en día, emplea a 13 500 personas en todo el mundo, mientras que sus productos son vendidos por más de 130 empresas en 73 países. Y no es solo la vida de los clientes lo que Kärcher pretende mejorar: el bienestar de sus empleados es también una prioridad clave para la empresa. Con esta premisa en mente, Kärcher pretende mantenerse informada sobre los retos y preocupaciones específicos a los que se enfrentan los miembros del equipo en su día a día y lleva a cabo encuestas internas bianuales que buscan identificar los principales puntos débiles y obstáculos en sus procesos, sistemas y cultura de trabajo.

Un tema clave que apareció una y otra vez en las encuestas bianuales fue el de los retos técnicos en la colaboración internacional entre departamentos. El rápido crecimiento creó nuevos desafíos para la anticuada infraestructura de TI híbrida de la empresa, con la aparición de obstáculos técnicos cuando los equipos trataban de colaborar a través de sistemas y fronteras. En busca de una solución, Kärcher recurrió a Google Workspace.

«Google Workspace nos permite agilizar nuestros procesos, no solo abordando nuestros desafíos técnicos a través de las fronteras, sino también permitiendo un cambio cultural hacia una forma de trabajo más colaborativa», dice Daniel Heubach, vicepresidente ejecutivo de Tecnología de la Información y Transformación Digital de Kärcher.

ACCEDER A LA COLABORACIÓN GLOBAL CON UNA INFRAESTRUCTURA MODERNA

Antes de Google Workspace, el personal de la sede central de la empresa en Winnenden trabajaba de forma conjunta en su propia infraestructura heredada, mientras que los compañeros de otras regiones utilizaban un mosaico de sistemas diferentes. Esto significaba que era «casi imposible» que los miembros del equipo colaboraran con sus compañeros de trabajo en EE. UU. o Francia sin adjuntar correos electrónicos. «Estamos esparcidos por numerosas fronteras del mundo real, y estas empezaban a convertirse en barreras digitales a medida que los equipos de las distintas regiones adoptaban sus propias herramientas y prácticas de trabajo, que a veces eran incompatibles entre sí», explica Heubach.

La solución de Kärcher fue reunir a su plantilla global en una sola plataforma para colaborar en todo el mundo. Al mismo tiempo que buscaba soluciones para facilitar la comunicación, Kärcher decidió aprovechar este impulso para empezar a migrar algunos de los datos de la empresa y la identidad de los empleados de las infraestructuras locales aisladas a la nube con el fin de facilitar el acceso a la información y a las herramientas de trabajo desde cualquier parte del mundo.

TRANSFORMAR LAS PRÁCTICAS DE COMUNICACIÓN «DE LA NOCHE A LA MAÑANA» CON GOOGLE MEET

Kärcher trabajó codo con codo con el socio de consultoría TI Zoi, Kärcher para comenzar su migración a Google Workspace en marzo de 2020. Empezaron con pruebas de concepto en torno al acceso de identidad en su sede central en Winnenden. «El plan era implementar Google Workspace país por país para poder proporcionar la funcionalidad a los colegas mientras poco a poco limpiábamos la infraestructura heredada», dice Hermann. «Pero la COVID-19 nos obligó a adoptar un enfoque mucho más rápido y drástico».

Con los compañeros de España e Italia, sometidos de repente a estrictos confinamientos y sin poder acceder a sus equipos de oficina habituales, Kärcher tuvo que actuar más rápido de lo que se había previsto para permitirles trabajar con seguridad desde casa. «Decidimos desplegar Google Workspace función por función en toda la empresa, a nivel global, en lugar de hacerlo país por país. De la noche a la mañana, Google Chat y Google Meet se implantaron en toda la compañía. En solo una semana, teníamos 13 500 empleados en todo el mundo colaborando desde sus oficinas en casa y utilizando Google Workspace», dice Heubach.

Antes de Google Workspace, los equipos de Kärcher se comunicaban por teléfono o por correo electrónico. Ahora, pueden elegir diferentes formas de ponerse en contacto. «Como Google Chat y Google Meet son tan fáciles de usar y se pueden poner en marcha con rapidez, los empleados de Kärcher de todo el mundo adoptaron estos nuevos canales de comunicación de la noche a la mañana y con una formación mínima. El uso de más funcionalidades de Google Workspace se convirtió en una progresión natural a partir de ahí, y hemos notado una mayor cultura de colaboración y autonomía entre los compañeros desde la migración», dice Hermann.

Para apoyar y fomentar esta mayor autonomía, Kärcher también organizó sesiones de formación a través de Google Meet para los menos familiarizados con las nuevas herramientas. Y para ayudar a los compañeros a estar al día de las nuevas funciones y a sacar el máximo partido de las herramientas, Kärcher pone a su disposición preguntas frecuentes y vídeos explicativos a través de Google Drive, lo que contribuye a un cambio de mentalidad hacia prácticas de trabajo nuevas, digitales y más colaborativas. La empresa también ha formado a sus propios Google Guides, compañeros de varios departamentos de Kärcher a los que se ha dotado de conocimientos avanzados sobre Google Workspace. Ahora son capaces de compartir lo que han aprendido con el resto del equipo, tanto si se trata de un principiante con una pregunta candente como de un miembro del personal con más experiencia que quiera convertirse en un usuario avanzado.

GOOGLE WORKSPACE 

• Permite la colaboración en tiempo real de 13.500 empleados en todo el mundo.
• Fomenta una cultura de máximo rendimiento mediante herramientas intuitivas utilizadas por los equipos internos para idear soluciones creativas.
• Acelera la colaboración al permitir a los colegas pasar de adjuntar archivos por correo electrónico a trabajar simultáneamente en Google Docs.
• Permite la migración escalonada desde un entorno híbrido al permitir a las organizaciones implementar diferentes funciones a la vez.
  

DAR MÁS AUTONOMÍA A LOS EMPLEADOS PARA QUE SIGAN INNOVANDO

A continuación, Kärcher planea migrar más datos de la empresa a Google Workspace y capacitar a los empleados de todo el mundo para que sigan siendo más autónomos en su trabajo diario y colaboren más allá de las fronteras.

Hasta ahora, el cambio del que habla Hermann ha sido acogido con entusiasmo por los colegas de todo el mundo. «Hemos escuchado comentarios de miles de empleados que no sabían que la gente podía editar un documento de forma simultánea, en tiempo real, desde diferentes partes del mundo. No sabían que esto era posible y es estupendo para ellos poder hacerlo sin ningún tipo de apoyo informático», dice Hermann. Y Heubach está de acuerdo. «Siempre hemos hablado de capacitar a la gente para que haga más cosas por sí misma y ahora podemos hacerlo. Tenemos equipos financieros que crean procesos y soluciones completamente nuevos por sí mismos utilizando Google Slides, Google Forms y Google Sheets. Está claro que estas herramientas están influyendo en la cultura de Kärcher».

Mientras Kärcher se prepara para la siguiente fase de su migración informática, sus responsables son optimistas. «Podemos hablar de capacitación, habilitación y responsabilidad, pero son solo palabras si no disponemos de herramientas para actuar en consecuencia», dice Hermann.

Nota: Google Workspace era conocido anteriormente como G Suite antes del 6 de octubre de 2020.

Este artículo se publicó por primera vez aquí.

ACERCA DE KÄRCHER

Alfred Kärcher SE & Co. KG tiene su sede en Winnenden, Alemania y cuenta con 130 filiales en 73 países. Es el principal proveedor mundial de tecnología de limpieza y es quizá más conocido por sus limpiadoras de alta presión y su gama de productos y servicios para la limpieza profesional de oficinas, hoteles y supermercados. Esta empresa familiar emplea a unas 13 500 personas y cuenta con más de 85 años de historia.