Mit Google Workspace können wir unsere Prozesse rationalisieren, indem wir nicht nur unsere technischen Herausforderungen grenzüberschreitend angehen, sondern auch einen kulturellen Wandel hin zu einer kollaborativeren Arbeitsweise ermöglichen.

Wir wollten Arbeitsweisen ändern, die nicht mehr effizient sind. Warum zum Beispiel viele Versionen desselben Dokuments erstellen, wenn man mit Google Docs in Echtzeit zusammenarbeiten kann?

Mit Google Workspace haben die Mitarbeiter von Kärcher die robusten technischen Lösungen, die sie brauchen, um autonom zu arbeiten und die reiche Geschichte von Kärcher als Anbieter innovativer Lösungen für Kunden weiter auszubauen.

DIE TECHNISCHEN HERAUSFORDERUNGEN DER INTERNATIONALEN ZUSAMMENARBEIT BEWÄLTIGEN

Völlig neue Prozesse und Systeme in einem globalen Unternehmen einzuführen, muss nicht zwangsläufig Kopfzerbrechen bereiten, wie der deutsche Hersteller Kärcher beweist. Das 1935 vom Erfinder des europäischen Hochdruckreinigers, Alfred Kärcher, gegründete Unternehmen steht auf dem gesamten Kontinent seit langem für Innovation und hochwertige Reinigungsprodukte. Noch heute wird der Name des Unternehmens in vielen Ländern als Kurzbezeichnung für Hochdruckreiniger verwendet.

Obwohl Kärcher zu den bekanntesten deutschen Traditionsunternehmen des Mittelstandes gehört, hat sich das Unternehmen seit jeher auf die Entwicklung und Bereitstellung neuer technologischer Lösungen in seiner Branche konzentriert – von der Werkbank des Firmengründers im Jahr 1935 bis hin zu einem weltweiten Netz von Fabriken und Labors heute. Dabei ist die Mission des Unternehmens unverändert geblieben: innovative Reinigungslösungen zu schaffen, die das Leben der Kundinnen und Kunden erleichtern.

Um diese Mission für noch mehr Kunden weltweit zu erfüllen, hat sich Kärcher in den letzten Jahren vervielfacht und Tausende neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Heute beschäftigt das Unternehmen weltweit 13.500 Mitarbeiter, und seine Produkte werden von mehr als 130 Unternehmen in 73 Ländern vertrieben. Kärcher möchte nicht nur das Leben seiner Kundinnen und Kunden verbessern, sondern auch das Wohlbefinden des Personals. In diesem Sinne ist Kärcher bestrebt, über die spezifischen Herausforderungen und Anliegen, mit denen die Teammitglieder täglich konfrontiert sind, auf dem Laufenden zu bleiben, und führt alle zwei Jahre interne Umfragen durch, um die wichtigsten Schmerzpunkte und Engpässe in seinen Prozessen, Systemen und seiner Arbeitskultur zu ermitteln.

Ein zentrales Thema, das in den zweijährlichen Umfragen immer wieder auftauchte, waren die technischen Herausforderungen der internationalen Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Das rasche Wachstum hat die veraltete hybride IT-Infrastruktur des Unternehmens vor neue Herausforderungen gestellt, wobei technische Hindernisse auftraten, als die Teams versuchten, über Systeme und Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Auf der Suche nach einer Lösung wandte sich Kärcher an Google Workspace.

GLOBALE ZUSAMMENARBEIT MIT EINER MODERNEN INFRASTRUKTUR ERMÖGLICHEN

Vor Google Workspace arbeiteten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Hauptsitz des Unternehmens in Winnenden mit ihrer eigenen Legacy-Infrastruktur zusammen, während die Kollegen in anderen Regionen einen Flickenteppich verschiedener Systeme nutzten. Dies bedeutete, dass es für Teammitglieder „fast unmöglich“ war, mit Kollegen in den USA oder Frankreich ohne E-Mail-Anhänge zusammenzuarbeiten. „Wir sind in der realen Welt über zahlreiche Grenzen verteilt und diese begannen sich zu digitalen Barrieren zu entwickeln, da die Teams in den verschiedenen Regionen ihre eigenen Tools und Arbeitsmethoden einsetzten, die manchmal nicht miteinander kompatibel waren“, erklärt Heubach.

Die Lösung für Kärcher bestand darin, die globale Belegschaft auf einer Plattform für die weltweite Zusammenarbeit zusammenzuführen. Auf der Suche nach Lösungen, die eine einfachere Kommunikation ermöglichen, beschloss Kärcher, diesen Impuls zu nutzen, um auch einen Teil der Unternehmensdaten und der Mitarbeiteridentität von isolierten On-Premises-Infrastrukturen in die Cloud zu migrieren, damit Informationen und Arbeitstools von jedem Ort der Welt aus leichter zugänglich sind. „Wir wollten Arbeitsweisen ändern, die nicht mehr effizient sind. Warum zum Beispiel viele Versionen desselben Dokuments erstellen, wenn man mit Google Docs in Echtzeit zusammenarbeiten kann?“, sagt Benjamin Hermann, CEO von Zoi.

UMSTELLUNG DER KOMMUNIKATIONSPRAKTIKEN „ÜBER NACHT“ MIT GOOGLE MEET

In enger Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungspartner Zoi begann Kärcher im März 2020 mit der Umstellung auf Google Workspace, beginnend mit Proof of Concept Tests rund um den Identitätszugang in der Zentrale in Winnenden. „Der Plan war, die Umstellung länderweise vorzunehmen, um den Kollegen die Funktionalität von Google Workspace zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig unsere alte Infrastruktur schrittweise zu bereinigen“, sagt Hermann. „Aber COVID-19 zwang uns zu einem viel schnelleren, drastischeren Ansatz.“

Da die Kolleginnen und Kollegen in Spanien und Italien plötzlich unter strengen Sicherheitsvorkehrungen standen und keinen Zugriff auf ihre gewohnten Bürogeräte hatten, musste Kärcher schneller als ursprünglich geplant handeln, um ihnen ein sicheres Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen. „Wir haben uns entschieden, Google Workspace Funktion für Funktion im gesamten Unternehmen einzuführen, anstatt Land für Land. Über Nacht wurden Google Chat und Google Meet für das gesamte Unternehmen implementiert. Innerhalb von nur einer Woche arbeiteten 13.500 Mitarbeiter weltweit von ihren Heimarbeitsplätzen aus mit Google Workspace zusammen“, sagt Heubach.

Vor Google Workspace kommunizierten die Teams bei Kärcher per Telefon oder E-Mail. Jetzt können sie verschiedene Wege wählen, um miteinander in Kontakt zu treten. „Weil Google Chat und Google Meet so einfach zu bedienen sind und sehr schnell eingeführt werden können, haben die Kärcher Mitarbeiter weltweit diese neuen Kommunikationskanäle über Nacht und mit minimalem Schulungsaufwand angenommen. Die Nutzung weiterer Google Workspace-Funktionen war dann eine natürliche Entwicklung, und wir haben seit der Migration eine verstärkte Kultur der Zusammenarbeit und Autonomie unter den Kollegen festgestellt“, sagt Hermann.

Um diese größere Autonomie weiter zu unterstützen und zu fördern, veranstaltete Kärcher auch Schulungen über Google Meet für diejenigen, die mit den neuen Tools weniger vertraut waren. Um die Kolleginnen und Kollegen über die neuen Funktionen auf dem Laufenden zu halten und die Tools optimal zu nutzen, stellt Kärcher FAQs und Erklärvideos über Google Drive zur Verfügung, was den Bewusstseinswandel hin zu neuen, digitalen und kollaborativen Arbeitsmethoden weiter unterstützt. Das Unternehmen schulte auch seine eigenen Google Guides – Kollegen aus verschiedenen Abteilungen innerhalb von Kärcher, die mit fortgeschrittenem Wissen über Google Workspace ausgestattet wurden. Sie sind nun in der Lage, das Gelernte an den Rest des Teams weiterzugeben, egal ob es sich dabei um einen neuen Mitarbeiter mit einer brennenden Frage handelt oder um einen erfahrenere Mitarbeiterin, die ein Power User werden möchte.

GOOGLE WORKSPACE 

• Ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit für 13.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit.
• Fördert eine Leistungskultur durch intuitive Tools, die von internen Teams zur Entwicklung kreativer Lösungen genutzt werden.
• Beschleunigt die Zusammenarbeit, indem es Kolleginnen und Kollegen ermöglicht, von E-Mail-Anhängen zur gleichzeitigen Arbeit an Google Docs überzugehen.
• Ermöglicht eine gestaffelte Migration aus einer hybriden Umgebung, indem Unternehmen verschiedene Funktionen nacheinander implementieren können.
  

MEHR AUTONOMIE FÜR DIE BELEGSCHAFT, DAMIT SIE WEITERHIN INNOVATIV SEIN KANN

Als Nächstes plant Kärcher, weitere Unternehmensdaten auf Google Workspace zu migrieren und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit in die Lage zu versetzen, in ihrer täglichen Arbeit autonomer zu werden und grenzüberschreitend zusammenzuarbeiten.

Bislang wurde die von Hermann beschriebene Veränderung von den Kollegen weltweit mit Begeisterung aufgenommen. „Wir haben Rückmeldungen von Tausenden von Mitarbeitern erhalten, die nicht wussten, dass man ein Dokument gleichzeitig und in Echtzeit von verschiedenen Teilen der Welt aus bearbeiten kann. Sie wussten einfach nicht, dass dies möglich ist, und es ist eine aufregende Sache für sie, dies ohne jegliche IT-Unterstützung zu tun“, sagt Hermann. Und Heubach stimmt ihm zu: „Wir haben immer davon gesprochen, die Mitarbeiter zu befähigen, mehr eigenständig zu tun, und jetzt können wir es. Wir haben Finanzteams, die mit Google Slides, Google Forms und Google Sheets völlig neue Prozesse und Lösungen für sich selbst entwickeln. Es ist bereits klar, dass diese Tools die Kultur von Kärcher beeinflussen.“

Während sich Kärcher auf die nächste Phase seiner IT-Migration vorbereitet, sind die Verantwortlichen optimistisch: „Wir können über Empowerment, Enablement und Verantwortung sprechen, aber ohne die entsprechenden Werkzeuge sind das nur Worte“, sagt Hermann. „Mit Google Workspace haben die Mitarbeiter von Kärcher die robusten technischen Lösungen, die sie brauchen, um autonom zu arbeiten und die reiche Geschichte von Kärcher als Anbieter innovativer Lösungen für Kunden weiter auszubauen.“

Anmerkung: Google Workspace war vor dem 6. Oktober 2020 als G Suite bekannt.

Dieser Artikel wurde zuerst hier veröffentlicht.

ÜBER KÄRCHER

Die Alfred Kärcher SE & Co. KG mit Sitz in Winnenden und 130 Tochtergesellschaften in 73 Ländern ist der weltweit führende Anbieter von Reinigungstechnik. Für seine innovative Service- und Produktpalette, insbesondere die Kärcher Hochdruckreiniger, erlangte der Konzern internationale Bekanntheit in sämtlichen Bereichen der professionellen Reinigung. Das Familienunternehmen beschäftigt mehr als 13.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und kann auf eine über 85-jährige Firmengeschichte zurückblicken.